Modul Registratúra
Pod registratúrou sa rozumie súbor všetkých dokumentov, ktoré boli vytvorené v rámci činnosti organizácie, alebo boli organizácii doručené a sú zaevidované v registratúrnom denníku. Správa registratúry je spôsob manipulácie s dokumentami (nazývanými registratúrne záznamy), t.j. postup pri vytváraní a evidovaní záznamov, systém ich ukladania, vyraďovania. Takýto postup je ustanovený vo vnútornom predpise a nazýva sa registratúrny poriadok.
Registratúrny poriadok predstavuje základnú evidenčnú pomôcku správy registratúry; obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov, ale i o uložení a vyradení spisov a špeciálnych druhov záznamov.
A na zjednodušenie danej činnosti slúži modul Registrátúry, ktorý je riešený vo forme webovej aplikácie.
Modul Registratúry organizácia môže využiť na riešenie kompletného elektronického spracovania a uloženia dokumentov (registratúrnych záznamov).
Elektronické uloženie dokumentu prináša zefektívnenie práce s dokumentmi, pretože odpadá namáhavé hľadanie dokumentov. Obzvlášť efektívne je pri spracovaní skenovaných dokumentov. Sú okamžite k dispozícií na nahliadnutie a nie je potrebné ich komplikovane hľadať v šanóne.
V archíve sa spisu priradia kľúče popisujúce jeho fyzické premiestnenie. Vyradené spisy je možné z archívu požičiavať a sledovať termíny ich vrátenia.
Modul Registratúra je vytvorený v súlade s platnou legislatívou Slovenskej republiky v oblasti registratúry. Pri evidovaní dokumentov sa v systéme ukladajú ich naskenované kópie, prípadne iné elektronické dokumenty vo forme súborov typu tif, bmp, jpg, gif, doc, xls, txt, pdf, prípadne aj ďalšie.
Evidencia pošty
Modul možno rozšíriť o technológiu skriptových tokov, prostredníctvom ktorých je zabezpečovaný elektronický obeh dokumentov v organizácii.
Evidovanie a obeh dokladov je možné spojiť s ich archiváciou. Obeh konkrétneho dokumentu sa končí vyradením príslušného dokumentu resp. spisu do archívu. Počas vyraďovania spisu sa dá použiť registratúrny plán, pokiaľ ho má organizácia vypracovaný.
Obeh dokumentov je regulovaný organizačnou štruktúrou podniku, ktorá je v Module Registratúre zadefinovaná stromovou štruktúrou oddelení a funkcií zamestnancov, pričom pri nastavovaní systému sa kompletná štruktúra preloží do skriptov podľa smerníc organizácie a tie potom tvoria základné schémy pre obeh dokumentov. Modul Registratúry umožňuje evidovať doklady, ukladať ich do „elektronických spisových obalov“, vyhľadávať a prezerať ich prostredníctvom špeciálneho prehliadača, zadeľovať pracovné úlohy zamestnancom a sledovať stav ich plnenia.
Záznamy, s ktorými používateľ pracuje, sú v elektronickej forme a možno ich doplniť naskenovanými dokumentami. Prístup používateľa do systému k jednotlivým dokumentom či úlohám závisí od prístupových práv, ktoré používateľovi prideľuje administrátor aplikácie.